وقتی مربی نصف وقتش را صرف پیگیری شهریه می‌کند: داستان ساخت بیا باشکا

یک باشگاه ورزشی کوچک را تصور کنید؛ صد و پنجاه ورزشکار، چند سانس در هفته، دو مربی. مسئلهٔ این باشگاه تمرین نیست — مسئله‌اش این است که اول هر ماه، کسی باید بنشیند و بفهمد چه کسی شهریه داده، چه کسی نداده، آن رسیدی که دیروز در واتساپ آمد مال کدام نفر بود، و بالاخره فلانی چقدر بدهکار است.

وقتی این کار با دفتر و یک فایل اکسل و چند گروه پیام‌رسان انجام می‌شود، هیچ‌کدام از این سؤال‌ها پاسخ قطعی ندارند. هر بار باید از نو بازسازی شوند. مدیر باشگاه با همین مسئله سراغ ما آمد.

مسئله، نرم‌افزار نداشتن نبود

اولین چیزی که معمولاً گفته می‌شود این است: «یک نرم‌افزار می‌خواهیم». اما وقتی نشستیم و فرایند واقعی را دنبال کردیم، معلوم شد مشکل از چند جای مشخص می‌آید و هر کدام راه‌حل خودش را دارد.

• ثبت‌نام و سانس در دو جای جدا نگه داشته می‌شد، پس هیچ‌وقت معلوم نبود یک نفر دقیقاً عضو کدام سانس است.
• صورتحساب ماهانه دستی صادر می‌شد، پس در ماه‌های شلوغ عقب می‌افتاد.
• رسید کارت‌به‌کارت در پیام‌رسان می‌آمد و باید دستی با مبلغ بدهی تطبیق داده می‌شد.
• اگر کسی نصف شهریه را می‌داد، ماندهٔ او هیچ‌جا ثبت نمی‌شد جز در ذهن مدیر.
• یادآوری شهریه و موعد بیمهٔ ورزشی، فقط وقتی انجام می‌شد که کسی یادش بیفتد.

کیف پول، به‌جای تطبیق دستی

به‌جای اینکه هر پرداخت را به یک فاکتور بچسبانیم، هر وجهی که می‌رسد اول به کیف پول ورزشکار می‌نشیند و بدهی سررسیدشده از همان کسر می‌شود. نتیجه‌اش این است که ماندهٔ هر نفر همیشه یک عدد روشن است، حتی وقتی پرداخت‌ها نامنظم‌اند. پروفایل‌هایی که شماره‌شان یکی است — مثلاً دو فرزند یک خانواده — یک کیف پول مشترک دارند، چون در واقعیت هم یک نفر دارد پول می‌دهد.

این تصمیم، شکل بقیهٔ محصول را هم تعیین کرد. حاصل کار بیا باشکا شد: یک نرم‌افزار مدیریت باشگاه ورزشی که عضویت، سانس هفتگی، صورتحساب و رسید را کنار هم می‌گذارد. ورزشکار را ثبت می‌کنید و همان‌جا سانس و نرخ شهریه‌اش را مشخص می‌کنید؛ از آن پس صورتحساب هر دوره خودش صادر می‌شود، با موعد شمسی و امکان توقف برای غیبت.

رسید کارت‌به‌کارت؛ جایی که بیشترین وقت تلف می‌شد

پرتکرارترین کار روزانهٔ مسئول باشگاه، خواندن تصویر رسید و تطبیق آن با بدهی بود. حالا ورزشکار تصویر را در برنامه یا در تلگرام و بله می‌فرستد، سامانه مبلغ و شمارهٔ پیگیری را از روی تصویر می‌خواند، و مسئول باشگاه فقط تأیید می‌کند. مسیر کامل این کار را در نوشتهٔ ثبت رسید کارت‌به‌کارت شهریه و بررسی و تأیید رسید واریزی توضیح داده‌ایم.

اینجا عمداً تصمیم گرفتیم خواندن تصویر، جای تأیید انسان را نگیرد. سامانه پیشنهاد می‌دهد و آدمی که مسئول است تأیید می‌کند. در کاری که سر و کارش با پول مردم است، این مرز را جابه‌جا نمی‌کنیم.

چیزهایی که از دل استفادهٔ واقعی درآمدند

بعضی قابلیت‌ها در طراحی اولیه نبودند و بعد از استفادهٔ واقعی اضافه شدند: برنامهٔ هفتگی تمرین باشگاه برای تعریف دقیق سانس‌ها، جلسهٔ خصوصی با مربی با تسویه از کیف پول، یادآوری شهریه و بیمه از طریق پیامک و تلگرام و بله با سابقهٔ کامل اینکه هر پیام رفته یا نرفته، و یک شماره و چند باشگاه — چون در عمل یک نفر می‌تواند هم‌زمان مدیر یک باشگاه و ورزشکار باشگاهی دیگر باشد.

اگر می‌خواهید از صفر شروع کنید، مسیر راه‌اندازی باشگاه در نرم‌افزار از اولین ورزشکار تا اولین شهریه را قدم‌به‌قدم نشان می‌دهد. محصول روی وب، به‌صورت وب‌اپ نصب‌شدنی و با اپ اندروید مدیریت باشگاه کار می‌کند؛ رابط کاربری کاملاً فارسی و راست‌به‌چپ است و تاریخ‌ها شمسی‌اند.

چه چیزی عمداً ساخته نشد

به همان اندازه که مهم است چه چیزی هست، مهم است چه چیزی نیست. بیا باشکا درگاه پرداخت آنلاین ندارد، کنترل تردد و اثرانگشت ندارد، و ادعای CRM ورزشی هم نمی‌کند. دلیلش ساده است: باشگاهی که مسئله‌اش پیگیری شهریه است، با افزودن این‌ها مسئله‌اش حل نمی‌شود — فقط نرم‌افزار سنگین‌تری تحویل می‌گیرد که نیمی از آن استفاده نمی‌شود.

محصول خوب آن نیست که بیشترین قابلیت را دارد؛ آن است که همان کار روزمره را که وقت می‌برد، واقعاً سبک می‌کند.

چرا این را این‌جا می‌نویسیم

بیا باشکا محصول شرکت نویان پیشگام داده (پارسین داده) است و همان روشی را نشان می‌دهد که در بقیهٔ پروژه‌ها هم دنبال می‌کنیم: اول فهمیدن فرایند واقعی، بعد ساختن کمترین چیزی که آن فرایند را درست می‌کند. شعار ما همین است — «همین، اما بهتر». نه جایگزین کردن کار باشگاه با چیزی تازه و پیچیده، بلکه همان کار، با اصطکاک کمتر.

اگر باشگاه ورزشی دارید و وضعیت‌تان شبیه همان صد و پنجاه ورزشکار و دفتر و اکسل است، سامانهٔ مدیریت شهریهٔ باشگاه را ببینید. و اگر کسب‌وکارتان چیز دیگری است ولی همین الگو را می‌بینید — کار تکراری که وقت می‌برد و خطایش گران تمام می‌شود — با ما حرف بزنید.